Pracownicy używają AI na prywatnych kontach. Jak to poukładać w 5 krokach

Tydzień temu pisaliśmy, że pierwszy krok po wejściu ustawy o AI nie jest prawny, tylko inwentaryzacyjny: spis, gdzie w firmie AI już jest. Powiedzmy, że spis leży wypełniony. W kolumnie „konto firmowe czy prywatne" większość wierszy mówi „prywatne".

Co teraz.

Czy zakazać AI na prywatnych kontach?

Pierwsza reakcja właściciela na taki spis brzmi: zakazujemy do czasu wyjaśnienia.

To zrozumiałe i nie działa. Praca zostaje do zrobienia, termin się nie przesuwa, a narzędzie jest dostępne za darmo z telefonu. Zakaz nie kończy więc używania AI. Kończy Wasz wgląd w to, jak jest używane.

Po zakazie ta sama osoba robi to samo, tylko nie pyta i nie mówi. Wcześniej mieliście szansę o tym usłyszeć. Po zakazie nie macie już nawet tego.

Alternatywa jest prosta w opisie i wymaga jednej decyzji: dajcie zespołowi narzędzie, na którym wolno pracować, i powiedzcie, jak z niego korzystać. Poniżej 5 kroków w kolejności, która ma znaczenie.

Krok 1. Od czego zacząć: od konta firmowego czy od zasad?

Kolejność jest tu ważniejsza niż treść.

Jeżeli zaczniecie od zasad, powstanie dokument mówiący ludziom, czego im nie wolno, w sytuacji gdy nie dostali nic w zamian. Taki dokument jest odbierany dokładnie tak, jak wygląda: jako kontrola. Jeżeli zaczniecie od narzędzia, zasady są instrukcją do rzeczy, którą ktoś właśnie dostał.

Praktycznie: wybierzcie jednego dostawcę i wykupcie plan firmowy dla osób, które i tak używają AI codziennie. Zwykle są to 2–3 osoby, a nie cały zespół. Reszta dołącza, gdy zgłosi, że ma do czego.

Jedno pytanie zadajcie przed zakupem, a nie po: jak dostawca traktuje dane wprowadzane na koncie firmowym i czym to się różni od konta darmowego. Odpowiedź jest w regulaminie usługi. Plany firmowe mają inne zasady przetwarzania niż konta osobiste, ale szczegóły różnią się między dostawcami i zmieniają w czasie, więc sprawdzenie należy do Was i zajmuje kwadrans.

Przy okazji rozwiązuje się rzecz, o której mało kto myśli na starcie: konto firmowe zostaje w firmie, gdy pracownik odchodzi. Konto prywatne odchodzi razem z nim, wraz z całą historią tego, co tam wklejał.

Krok 2. Co ma się znaleźć w zasadach korzystania z AI?

Zasada, której nikt nie przeczyta, nie chroni niczego.

Mieści się na jednej stronie i odpowiada na 4 pytania:

1. Czego nie wolno wklejać. Dane osobowe klientów, treści umów z nazwami stron i kwotami, życiorysy kandydatów, dane finansowe, hasła i dostępy.
2. Co robić, gdy trzeba pracować na czymś z tej listy. Zanonimizować przed wklejeniem. Zamiast nazwy klienta „Firma A", zamiast dokładnej kwoty rząd wielkości. Odpowiedź będzie równie dobra.
3. Na czym wolno pracować. Szkice tekstów bez danych, pytania ogólne, informacje i tak publiczne, własne notatki po zamianie nazw.
4. Do kogo iść z wątpliwością. Imię i nazwisko, nie „do przełożonego".

Tyle. Jeżeli dokument rośnie do 12 stron, to znaczy, że przestaliście pisać zasadę, a zaczęliście zabezpieczać się na wypadek sporu. To jest inne zadanie i inny moment.

Napiszcie ją dopiero teraz, po kroku 1, a nie przed. Zanim wiecie, z czego zespół korzysta i na czym ma pracować, każda zasada jest zgadywanką.

Krok 3. Jak przekazać zasady zespołowi?

Mail z załącznikiem załatwia obowiązek poinformowania i nie zmienia niczego w zachowaniu.

Godzina przy jednym ekranie zmienia, bo pytania padają dopiero, gdy ludzie widzą narzędzie w działaniu. Prawie zawsze te same: czy to zapamiętuje, co ja tu piszę. Czy szef widzi moje rozmowy. Czy to się myli. Czy mogę tu wkleić maila od klienta.

Pokażcie 3 rzeczy, które ktoś w firmie robi codziennie, i zróbcie je razem na tym narzędziu. Nie prezentację o możliwościach AI, tylko konkretne zadanie z zeszłego tygodnia.

Ta godzina ma jeszcze jeden efekt uboczny, cenniejszy niż samo szkolenie. Dowiecie się, do czego zespół już używa AI, dokładniej niż z jakiegokolwiek spisu. Ludzie mówią o tym swobodnie, gdy jest jasne, że wolno.

Krok 4. Kto odpowiada na pytanie „czy mogę to wkleić"?

Wątpliwość rozstrzygnięta w 2 minuty przez kogoś z firmy prawie zawsze wygrywa z zasadą sprzed miesiąca.

Ta osoba nie musi być informatykiem ani znać przepisów. Musi wiedzieć, gdzie leży spis, jak brzmi zasada z kroku 2 i kiedy pytanie jest na tyle poważne, że idzie do Was.

Jeżeli spisaliście już osobę do kontaktu na potrzeby ustawy, to zwykle ta sama osoba. Nie mnóżcie ról tam, gdzie firma ma 10 osób.

Krok 5. Kiedy wrócić do spisu?

Sprawdzianem nie jest podpisane oświadczenie ani przeczytany regulamin. Sprawdzianem jest kolumna „konto firmowe czy prywatne" w spisie z kroku pierwszego.

Po miesiącu otwórzcie ten sam arkusz i przejdźcie wiersz po wierszu. Wiersze, które przewróciły się na „firmowe", to jest cały efekt. Wiersze, które zostały na „prywatne", mówią jedną z dwóch rzeczy: albo ktoś nie dostał dostępu, albo narzędzie firmowe nie umie tego, czego ta osoba potrzebuje.

Oba przypadki są informacją, nie wykroczeniem. Pierwszy załatwia się dostępem, drugi rozmową o tym, jakiego narzędzia brakuje.

Co wygląda na porządek, a nim nie jest?

Licencje dla wszystkich naraz. Wygląda na decyzję, jest wydatkiem. Większość kont pozostanie nieużywana, a Wy stracicie argument przy kolejnym zakupie. Zacznijcie od tych, którzy już używają.

Jedna osoba „od AI", która ma ogarnąć temat. Zwykle najmłodsza w zespole i zwykle bez mandatu do podejmowania decyzji. Efekt jest taki, że przez pół roku nic się nie dzieje, a potem okazuje się, że i tak każdy robi po swojemu.

Wpisanie AI do umowy o pracę i uznanie tematu za zamknięty. Zapis w umowie jest po Waszej stronie stołu. Zachowanie zmienia narzędzie plus zasada plus rozmowa, w tej kolejności.

Co to ma wspólnego z ustawą o AI?

Więcej, niż wygląda, ale nie dlatego, że przepis nakazuje akurat te kroki.

Ustawa o AI obowiązuje od 11 sierpnia 2026, a przepisy o kontrolach, postępowaniach i karach zaczynają działać 28 października 2026. Pierwszy dokument, o który poprosi kontrola, to spis systemów AI używanych w firmie. Kroki opisane wyżej robią z tego spisu dokument, który opisuje stan faktyczny, a nie stan sprzed zakazu, którego nikt nie przestrzega.

Ustawa nie zna progów zatrudnienia ani obrotu, więc firma 5- czy 250-osobowa ma tu tę samą pracę do wykonania (art. 3).

Drugi przepis dotyczy Was jeszcze bardziej bezpośrednio. Artykuł 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689 obowiązuje od 2 lutego 2025 i mówi o kompetencjach personelu w zakresie AI. Po zmianie z 27 lipca 2026 jest to obowiązek starannego działania: macie podejmować środki wspierające rozwój tych kompetencji, bez gwarantowania konkretnego poziomu. Godzina przy ekranie z kroku 3, data i lista obecności to dokładnie ten ślad, o który chodzi.

Jeżeli chcecie sprawdzić, które terminy dotyczą akurat Waszej firmy, przygotowaliśmy bezpłatną wstępną orientację po ustawie: 7 pytań i wynik od razu na stronie, bez maila i bez zapisów.

---

Stan prawny na 17 sierpnia 2026. Podstawa: ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji, ogłoszona 27 lipca 2026 (Dz.U. 2026 poz. 1003).